Funciones por Dependencias

Responsabilidades del Gerente Liquidador.- Las responsabilidades del Gerente Liquidador, son las derivadas de las funciones señaladas en los artículos 6° del Decreto 254 de 2000 y 7° del Decreto 1292 de 2003.

En cada una de las áreas, se conformarán grupos de trabajo, los cuales tendrán responsabilidades de acuerdo con su naturaleza y desarrollaran las siguientes funciones principales:

ASESORIA DE GERENCIA

1. Asesorar a la Gerencia en la orientación y seguimiento al plan estratégico y plan de acción para redireccionar políticas y objetivos, evaluando y haciendo seguimiento a las acciones ejecutadas en el proceso de la liquidación.

2. Orientar la elaboración y consolidación de informes y documentos relativos al proceso de liquidación para su presentación oportuna a la Gerencia y la Junta Liquidadora.

3. Asesorar a la Gerencia en los asuntos para análisis, aprobación o concepto de la Junta liquidadora.

4. Asesorar la conformación del expediente de liquidación de la entidad.

5. Orientar de manera integral la gestión administrativa para mejorar la imagen institucional y lograr una organización con prácticas administrativas enfocadas a óptimos resultados.

6. Presentar al liquidador para la aprobación de la Dirección General de Presupuesto, del Ministerio de Hacienda y crédito público el cálculo actuarial correspondiente a los pasivos pensionales con los costos de administración correspondientes.

7. Tramitar ante la Dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito público, el concepto previo favorable del cálculo actuarial de los pasivos pensionales del INCORA.

8. Controlar y dirigir la entrega de los archivos de las historias laborales de los extrabajadores del INCORA a CAJANAL .

9. Orientar la organización, seguridad, debida conservación y entrega de los archivos planos actualizados al FOPEP de la nómina de pensionados y los demás documentos y archivos magnéticos a Cajanal.

10. Asesorar en políticas y estrategias de desarrollo administrativo para mejorar el desempeño organizacional y la cultura institucional.

11. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.

AREA CONTROL INTERNO

1. Evaluar el desarrollo de las actividades del Instituto, con el fin de asegurar que las normas, procedimientos y controles contables, financieros y administrativos, operativos y de sistemas sean aplicados.

2. Velar porque todas las actividades estén dirigidas al logro de los objetivos, metas e indicadores de gestión, aprovechando al máximo los recursos disponibles, de conformidad con criterios de eficacia, eficiencia y economía.

3. Vigilar el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos inherentes al proceso de liquidación de la entidad.

4. Promover y fomentar la cultura del autocontrol, la auto evaluación y el mejoramiento continuo entre las diferentes personas que presten servicios al Instituto en liquidación.

5. Apoyar a la Gerencia en el seguimiento al Plan Estratégico y plan de acción con base en los indicadores de gestión.

6. Elaborar los informes sobre austeridad y eficiencia en el gasto público y el informe trimestral sobre ejecución presupuestal de funcionamiento.

7. Coordinar la elaboración y presentación de los planes de mejoramiento y su respectivo seguimiento a la Contraloría General de la República

8. Asesorar la elaboración del mapa de riesgos institucionales en la etapa de liquidación y verificar que se tomen las medidas preventivas y correctivas pertinentes.

9. Apoyar el diseño y elaboración del manual de indicadores de gestión aplicable al proceso de liquidación, con base en los criterios, métodos y procedimientos acordados con las diferentes áreas y grupos internos de trabajo.

10. Velar porque a las quejas y reclamos de los ciudadanos, se les de atención oportuna y eficiente y rendir informes sobre el particular.

11. Realizar las evaluaciones periódicas a la gestión institucional y rendir los informes a las instancias correspondientes.

12. Las demás asignadas por la Ley y las que por su naturaleza le correspondan.

AREA LEGAL

GRUPO: ASESORIA JURIDICA Y DEFENSA JUDICIAL

1. Asesorar a la Gerencia liquidadora y demás áreas en los asuntos de carácter jurídico, absolver las consultas y emitir los conceptos respectivos.

2. Interpretar las normas inherentes al proceso de liquidación y velar por su estricta y correcta aplicación.

3. Ejercer la representación judicial y extrajudicial de la entidad y tramitar las solicitudes que formulen las autoridades judiciales, del Ministerio Público o particulares cuando versen sobre asuntos jurídicos.

4. Dirigir y apoyar las actividades relacionadas con la defensa judicial de los intereses de la entidad y procesos conciliatorios.

5. Coordinar con la Gerencia los procesos judiciales sobre las diferentes reclamaciones, conforme a lo establecido en el decreto 1292/03.

6. Atender y coordinar con la Gerencia los procesos judiciales, los procesos de levantamiento de fuero sindical, y la representación judicial y extrajudicial del Instituto conforme al poder que le sea otorgado a los abogados a quienes se les asigne y mantener actualizada la información sobre los procesos correspondientes.

7. Preparar, revisar y conceptuar sobre los proyectos de decretos, resoluciones y reglamentos de carácter general que requiera la entidad en liquidación.

8. Ejecutar las acciones relacionadas con la jurisdicción coactiva a favor del Instituto.

9. Asesorar la preparación de documentos con destino a los organismos de veeduría y control del proceso de liquidación.

10. Participar en la determinación del pasivo cierto no reclamado

11. Determinar el monto de las reclamaciones presentadas extemporáneamente.

12. Prestar asesoría en los asuntos de carácter laboral relacionados con el proceso de liquidación.

13. Apoyar el diseño y conformación del expediente de liquidación de la entidad.

14. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.

GRUPO CONTROL Y SEGUIMIENTO PROCESOS

1. Verificar el estado de todos y cada uno de los procesos que cursen en los diferentes despachos judiciales.

2. Controlar el vencimiento de términos en los negocios y asuntos de carácter jurídico que afecten los intereses de la entidad.

3. Indagar por la existencia de probables o posibles procesos, contestar las demandas y tutelas que se presenten y efectuar control y seguimiento permanente para verificar su estado.

4. Establecer el monto de las contingencias para litigios y demandas para que los estados financieros reflejen una cuantía razonable del monto de las pretensiones.

5. Analizar y evaluar los procesos susceptibles de transacción, conciliación, compensación o desistimiento y presentarlos a la Gerencia liquidadora para la autorización que corresponda.

6. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.

GRUPO CONTRATACIÓN

1. Adelantar los trámites de las licitaciones y contratos de mayor cuantía que requiera la entidad en liquidación, proyectar las resoluciones de adjudicación, elaborar los contratos, velar por su perfeccionamiento, ejecución, liquidación y custodiar las garantías relacionadas con su cumplimiento, de acuerdo con las leyes sobre contratación pública y prestación de servicios.

2. Asesorar a la Gerencia General y demás dependencias en los asuntos de carácter jurídico sobre contratación, absolver las consultas y emitir los conceptos respectivos.

3. Verificar y actualizar el inventario de convenios, comodatos y contratos existentes celebrados por el INCORA.

4. Realizar la evaluación legal y técnica del estado actual de los contratos y convenios celebrados.

5. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.

GRUPO LIQUIDACION CONTRATOS Y CONVENIOS

1. Liquidar anticipadamente aquellos convenios que no puedan seguir ejecutándose y que por ley deban liquidarse.

2. Llevar a cabo la liquidación bilateral o unilateral de los convenios cuyos plazos se encuentren vencidos.

3. Responder por la adecuada y oportuna liquidación de los contratos, convenios, comodatos y la presentación de informes finales sobre su ejecución.

4. Terminar la liquidación de contratos y ordenes de prestación de servicios médicos, hospitalarios y suministros correspondientes a las vigencias 2002 y 2003.

5. Las demás que le sean asignadas inherentes a la liquidación y que por su naturaleza le correspondan.

AREA ADMINISTRATIVA

GRUPO GESTIÓN HUMANA

1. Diseñar, programar y definir políticas de desarrollo de personal y de ejecución de procesos técnicos de gestión humana, de acuerdo con la normatividad vigente.

2. Programar, coordinar y evaluar las actividades de registro, control de novedades y salud ocupacional del personal del INCORA en liquidación.

3. Velar por la aplicación de las normas sobre calificación de servicios, carrera administrativa y la realización de programas de reinducción y actualización para el personal del INCORA en liquidación.

4. Elaborar el plan de acción del programa de protección social y readaptación laboral, promoviendo y ejecutando las acciones como Unidad de protección social.

5. Organizar y coordinar con la Caja de Compensación Familiar a la que esté afiliado el Instituto, la prestación de los servicios de bienestar social para los funcionarios y sus familias.

6. Organizar y coordinar con la ARP a la que esté afiliado el Instituto, el programa de salud ocupacional.

7. Coordinar y vigilar el cumplimiento de las normas que en materia de salarios y prestaciones sociales rigen para los funcionarios del Instituto.

8. Tramitar los proyectos de resoluciones y demás actos administrativos relacionados con la naturaleza del grupo, que deban ser firmados por el Gerente liquidador.

9. Responder por las estadísticas relacionadas con novedades de personal.

10. Preparar, elaborar, codificar, registrar las novedades de personal y procesar mensualmente la nómina de funcionarios y pensionados.

11. Estudiar, tramitar y liquidar solicitudes de prestaciones sociales parciales y definitivas.

12. Liquidar y pagar las indemnizaciones en la forma y términos establecidos en la ley.

13. Gestionar y controlar que se adelanten de manera oportuna, las actividades relacionadas con afiliaciones y pago de cotizaciones de los funcionarios a los Fondos de Pensiones y Entidades Promotoras de Salud, Administradora de Riesgos Profesionales y Fondo Nacional del Ahorro.

14. Propiciar un clima laboral gratificante en las relaciones empleado-Instituto y desarrollar y promover estrategias para mejorar el rendimiento y calidad del servicio.

15. Asesorar y participar en la formulación de objetivos de desempeño, tal que su definición y direccionamiento correspondan al plan estratégico y plan de acción de la liquidación.

16. Atender y tramitar en coordinación con el área legal, los requerimientos judiciales, tutelas, derechos de petición y los recursos de reposición o apelación.

17. Atender y tramitar las solicitudes de certificaciones laborales de funcionarios, exfuncionarios y organismos de control.

18. Coordinar y efectuar el proceso de transferencia de historias e información laboral de las personas a quienes se les supriman su cargo y que opten por la reincorporación en otras entidades del Estado.

19. Custodiar y actualizar las historias laborales de los funcionarios y exfuncionarios de la entidad.

20. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.

GRUPO PENSIONES

1. Atender los asuntos relacionados con acciones de tutela, sentencias judiciales, derechos de petición, recursos de reposición, cuotas partes y bonos pensionales, indemnizaciones y auxilios funerarios.

2. Tramitar ante la oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público el reconocimiento, liquidación y pago de los bonos pensionales a cargo del INCORA- en liquidación .

3. Gestionar en coordinación con el área financiera la liquidación de cuotas partes pensionales y el estimativo del pasivo pensional de cuotas partes del orden nacional y territorial.

4. Adelantar en coordinación con el área financiera el plan de cobro de las cuotas partes pensionales al FOPEP, I.S.S y demás entidades públicas y privadas.

5. Elaborar los actos administrativos de reconocimiento de pensiones nuevas, reliquidaciones de pensiones por solicitud directa, resoluciones por conciliación judicial o prejudicial y por sentencia judicial mientras se hace efectivo el traslado y pago de las mesadas pensionales al FOPEP.

6. Tramitar el reconocimiento de bonos pensionales pendientes de pago y el reconocimiento de indemnizaciones sustitutivas de pensión, mientras se hace efectivo el traslado y pago de las mesadas pensionales al FOPEP.

7. Verificar y controlar el cumplimiento de los procedimientos para el reconocimiento de pensiones de vejez, de acuerdo con lo establecido en la ley 797 de 2002.

8. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.

GRUPO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

1. Responder por la recepción, distribución, entrega de la correspondencia y controlar su oportuna tramitación y gestión, lo mismo que la transferencia de los archivos de gestión al archivo central.

2. Vigilar y evaluar el cumplimiento de las normas expedidas por el Archivo General de la Nación para regular el manejo, la transferencia, conservación o eliminación de los documentos que integran los archivos con motivo de la gestión administrativa.

3. Administrar la base documental del Instituto y suministrar la información y servicios que sobre ella se demande, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

4. Desarrollar las actividades relacionadas con la función archivística.

5. Establecer y coordinar el sistema de registro, clasificación y archivo documental del instituto, de acuerdo con las técnicas y normas que rigen la materia.

6. Orientar a las áreas y grupos de trabajo en aspectos relacionados con el manejo documental y archívistico proponiendo pautas para su estandarización y administración.

7. Expedir copias certificadas de títulos, planos y demás documentos originales existentes en el Centro de Administración Documental, cuando sean solicitados por los usuarios.

8. Coordinar las transferencias documentales al CAD.

9. Coordinar la guarda, conservación y entrega de archivos misionales.

10. Gestionar la depuración, foliación y entrega de expedientes de procedimientos agrarios al INCODER y la entrega de planos y documentos micro filmados al INCODER.

11. Coordinar la organización, clasificación y foliación de los archivos administrativos, financieros y de gestión con motivo del cierre de las regionales.

12. Organizar la depuración, organización documental y archivo de la liquidación.

13. Orientar la clasificación, depuración, organización documental y entrega de la biblioteca.

14. Culminar el proceso de organización de las historias clínicas recibidas de las regionales, las no aceptadas por las EPSs, las de enfermedades catastróficas y de alto riesgo.

15. Apoyar y promocionar la formación de archivos históricos.

16. Ejercer la secretaría técnica del comité de archivo.

17. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.

GRUPO RECURSOS FISICOS Y SERVICIOS

1. Asesorar a la Gerencia liquidadora en la determinación de políticas, planes relacionados con los bienes y los procesos de administración de los recursos físicos de la entidad.

2. Adelantar los trámites de los contratos de menor y mínima cuantía que requiera la entidad en liquidación, y custodiar las garantías relacionadas con su cumplimiento, de acuerdo con las leyes sobre contratación pública y prestación de servicios, cuando sea del caso.

3. Coordinar y controlar la interventoría de los contratos de menor y mínima cuantía.

4. Informar oportunamente sobre las irregularidades que se presenten en la ejecución de los contratos de menor y mínima cuantía.

5. Velar por la oportuna ejecución de los procesos de administración de los recursos físicos y servicios en oficinas centrales y oficinas a nivel regional, hasta tanto se produzca el cierre definitivo de las mismas.

6. Elaborar y ejecutar el programa de compras en coordinación con el Almacén de la entidad de acuerdo con el plan de acción, las necesidades de las áreas, las políticas gubernamentales de gasto público y del sistema integral de contratación estatal SICE de la Contraloría General de la República.

7. Coordinar y controlar las actividades de adquisición de bienes, equipos y suministros en general, requeridos para el proceso de liquidación, con la participación del grupo de Almacén.

8. Velar por la oportuna distribución y suministro de los bienes y elementos de trabajo en las distintas dependencias del INCORA en liquidación en el nivel central.

9. Garantizar la prestación de los servicios de vigilancia, aseo, mantenimiento y reparación de equipos e instalaciones, fotocopia de documentos y demás servicios generales requeridos para la eficiente marcha del Instituto.

10. Consolidar con la participación del grupo de Almacén la información de bienes muebles que conforman el inventario de la entidad.

11. Consolidar y terminar la entrega de bienes muebles que deban transferirse al INCODER y otras entidades de derecho público.

12. Adelantar los trámites que son requeridos para la obtención de los avalúos de los bienes muebles de la entidad.

13. Las demás que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.